Tietosuoja

Seloste käsittelytoimista on organisaation sisäinen asiakirja, mutta avoimuuden ja informointivelvollisuuden vuoksi Suomen Karateliitto ry julkaisee jäsenistöä koskevat selosteensa tällä sivulla.

GDPR on EU:n uusi tietosuoja-asetus, jonka tavoitteena on lisätä henkilötietojen käsittelyn avoimuutta ja läpinäkyvyyttä. Sillä halutaan vahvistaa rekisteröityjen oikeuksia valvoa henkilötietojensa käsittelyä. Asetus astuu voimaan 25.5.2018.

GDPR-MATERIAALIT SEUROILLE

SKL tietosuojaohje

Esimerkki – seloste käsittelytoimista jäsenrekisteri

SUOMISPORTIN SELOSTE KÄSITTELYTOIMISTA

Karateliitto ry seloste käsittelytoimista Suomisport

KARATELIITTO.FI- SIVUSTON SISÄLTÄMIEN REKISTERIEN SELOSTE KÄSITTELYTOIMISTA

Karateliitto ry, www-seloste käsittelytoimista 

Kaikki liiton tietosuojaa koskeva materiaali on koottu yhteen paikkaan: www.karateliitto.fi

Tietoja ja ohjeita päivitetään sitä mukaan, kun kansallinen lainsäädäntö saadaan ajan tasalle ja toimialaa koskevia ohjeistuksia julkaistaan.

Suomisport-lisenssi- ja vakuutusrekisteri

Suomen Karateliiton liittokäyttäjät sekä jäsenseurojen seurakäyttäjät on sitoutettu tietosuoja-asetukseen sopimuksella. Suomisportissa jokainen liikkuja pääsee tarkastelemaan sekä hallinnoimaan itseään koskevia tietoja.

Suomisportin seloste käsittelytoimista löytyy liiton www-sivuilta

Kilpailukutsut

Kaikkiin kilpailukutsuihin liitetään jatkossa klausuuli:

”Ilmoittaessaan jäseniään kilpailuihin seurojen on varmistettava, että henkilö hyväksyy nimi-, seura-, vyöarvo- ja sarjatietonsa sekä kilpailun tulosten julkaisun internetissä. Alaikäisen kilpailijan kohdalla suostumuksen antaa hänen huoltajansa. Järjestäjällä on oikeus julkaista tapahtumasta kerättyjä tietoja tai tallenteita omissa julkaisuissaan. Ilmoittautumisen yhteydessä kerättyjä henkilötietoja ei käytetä muussa tarkoituksessa.”

Seurojen vastuulla on siis viestiä jäsenilleen tai jäsenien huoltajille ymmärrettävästi ja varmistaa heidän suostumuksensa, että yllä mainitut kilpailuihin liittyvät olennaiset henkilötiedot julkaistaan internetissä. Mikäli henkilö tai hänen huoltajansa kieltää mainittujen henkilötietojen julkaisun tulee seuran olla yhteydessä liittoon (info@karateliitto.fi ) sekä kilpailunjärjestäjään.

Sähköpostilistat

Suomen Karateliitto ry:n viestintä ja tiedottaminen tapahtuu Epressi-tiedotepalvelun kautta. Liitolla on tällä hetkellä Epressi-palvelussa käytössä yksi postituslista. Muut postituslistat on poistettu voimassa olevan käyttösidonnaisuuden tai suostumuksen puuttuessa.

Jakelulistoille lähetettävissä tiedotteissa on mukana omat rekisteriselosteensa.

Liiton internet sivuilla sijaitsevat listat, rekisterit ja kyselyt
www.karateliitto.fi -sivusto sisältää seuraavia henkilötietoja sisältäviä rekisterejä/listoja:

• Vanhat kilpailutulokset, odottaa urheilun käytännesääntöä
• Edustusjoukkueet, odottaa urheilun käytännesääntöä
• Jäsenseuralistaus (yhteyshenkilön nimi, sähköposti, seuran virallinen nimi, postiosoite, kunta, seuran kotisivu) – näkyvillä, perustuu suostumukseen
• Valiokuntien jäsenten yhteystiedot (nimi, asema/seura, puhelinnumero, sähköpostiosoite) – näkyvillä, perustuu suostumukseen
• Tyylisuuntakollegioiden mustien vöiden/dan-rekisteri – näkyvillä, perustuu suostumukseen
• Seurojen alkeiskurssit-listaus (yhteyshenkilön nimi, sähköposti, seuran virallinen nimi, postiosoite, kunta, seuran kotisivu) – näkyvillä, perustuu suostumukseen.
• Koulutuksen käyneet (nimi, seura, koulutustaso ja suoritusvuosi) – näkyvillä, perustuu suostumukseen
• Jäsenseurojen vuosi-ilmoitukseen kerättävät tiedot on mainittu Karateliitto.fi-sivuston sisältämien rekisterien selosteessa.
• Ilmoittautumislomakkeet: Jokaiseen lomakkeeseen liitetään oma selosteensa käyttötarkoitusperusteisesti.Karateliitto.fi -sivuston sisältämien rekisterien seloste käsittelytoimista löytyy liiton www-sivuilta.
• Vanhat tapahtumatiedot
• Liiton organisoimia vanhoja tapahtumia (leirit, koulutukset, seminaarit yms) koskevat henkilötietoja sisältävät listat, jotka sijaitsevat liiton palvelimilla tai työntekijöiden tietokoneilla tai muita henkilötietoja koskevat listat on anonymisoitu tai poistettu kokonaan.

WKF:n ylläpitämä Id-järjestelmä

WKF:n ylläpitämä Id-järjestelmä (Sportdata), joka sisältää urheilijoiden, valmentajien, tuomareiden sekä virallisten edustajien tiedot sekä toimii tapahtumailmoittautumisalustana. Sportdata-järjestelmään jokainen lisenssin haltija pääsee tarkastelemaan sekä hallinnoimaan itseään koskevia tietoja. Lisäksi järjestelmään kerätään kasvokuva.